La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.  Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori: il fornitore o il suo intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e il cliente  destinatario della fattura.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:

1) va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone

2) deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:

• verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini nonché l’indirizzo telematico (codice destinatario o indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
• controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice Fiscale del cliente siano esistenti.

In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

Tutti i soggetti operanti sul territorio italiano sono soggetti a questo adempimento a eccezione delle seguenti categorie:

• operatori (imprese elavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio”
• operatori (imprese elavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario”
• piccoli produttori agricoli i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.